IAP

Operações do IAP

As operações do IAP estão concentradas em São Paulo, em sua sede na Rua Cubatão, 436 – 5º. Andar – conjuntos 51 e 71.

O Instituto para Acompanhamento da Publicidade – IAP foi criado pelas agências que prestavam serviço de publicidade a órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, em 1997, com objetivo específico de preparar e por à disposição da SECOM, a título de colaboração espontânea e gratuita, informações e dados integrados de mídia veiculada e de investimentos publicitários.

Os anunciantes do Governo Federal, cujas informações integram a base de dados das ações de veiculação, desenvolvida e operada pelo IAP, são os órgãos da administração federal direta (Presidência da República e Ministérios) e as entidades da administração federal indireta (autarquias, fundações e sociedades sob controle direto ou indireto da União, sociedades de economia mista e empresas públicas).

As informações incorporadas à base de dados operada pelo IAP provêm do preparo e processamento dos PIs (sigla usada pelo mercado publicitário para os Pedidos de Inserção) emitidos pelas agências de publicidade e enviadas aos veículos com cópia eletrônica para o IAP.

Assim, as quantificações reunidas na base de dados não têm origem em dados contábeis. Servem, no entanto, como ferramenta para o acompanhamento das autorizações emitidas pelas agências para as veiculações das campanhas previamente analisadas pela SECOM.

Para integração sistêmica dos dados relativos às veiculações, foi escolhida, como fonte de dados de entrada no sistema, as informações contidas nos PIs que as agências emitem. Os PIs dispõem dos detalhes essenciais para o acompanhamento das veiculações autorizadas: agência, anunciante, praça, meio de comunicação, veículo/rede, número de inserções, período, datas, horários, programas etc.

O IAP dispõe de sistema que permite o envio à SECOM de resumo mensal que detalha, PI por PI, as informações que foram integradas à base de dados. Este resumo é submetido às agências que, após conferência, confirmam a concordância da relação de cópias de PIs recebidas pelo IAP. Havendo diferença, entre as informações da base de dados do IAP e os registros da agência, elas devem transmitir ao IAP as correções necessárias.

Atualmente a SECOM, e só a SECOM, tem acesso permanente, via Web, para consulta à base de dados operada pelo IAP. As consultas estão protegidas por senhas categorizadas, utilização de "IP" fixo e Certificação Digital.

O IAP fornece os dados básicos, não interferindo nem na forma nem no conteúdo dos relatórios preparados pela SECOM.

Os dados processados pelo IAP só são disponíveis para consultas procedidas pela SECOM. Tais dados não podem ser publicados nem fornecidos a outras entidades. É assegurado, no entanto, a cada agência associada o conhecimento do resultado do processamento dos seus próprios dados, conforme autoriza o estatuto do IAP.

A consulta direta, com proteção por senha, via Web, da base de dados dos PIs dá à SECOM possibilidade de acompanhar a execução das campanhas que analisou, servindo, também, para fornecimento de dados para o preparo anual do Plano de Comunicação de Governo (PCG).

A partir do exercício de 2005, o IAP passou a processar os dados dos PIs emitidos pela Empresa Brasil de Comunicação - EBC. O IAP recebe da EBC, via eletrônica, as informações contidas nos PIs emitidos no mês imediatamente anterior. Após conciliação de eventuais divergências quanto à identificação dos veículos indicados nos PIs, o IAP, usando o CNPJ e a razão social e/ou nome fantasia, incorpora os dados de cada veículo à base de dados. Com isso, tornou-se segura a integração dos dados, veículo por veículo, anunciante por anunciante, agência por agência, relativos à publicidade veiculada: publicidade legal, institucional, mercadológica e de utilidade pública. Os dados resultantes do processamento dos PIs emitidos pela EBC são também transmitidos para a SECOM.

Em 2012, foi implantado o sistema de recebimento eletrônico de PIs. Desenvolvido pelo IAP em conjunto com as principais empresas fornecedoras de softwares às agências, o sistema proporciona o recebimento imediato dos PIs, no momento em que são gerados, fazendo com que o tempo de processamento das informações colocadas à disposição da SECOM seja bastante reduzido em relação ao sistema de digitação até então utilizado. Além da eliminação do uso de papel, o sistema evita o atraso no recebimento dos PIs. Em decorrência deste novo sistema eletrônico, foi desenvolvido, também, o SIP - Sistema Integrado de Publicidade, com a introdução de várias novas funcionalidades para as consultas realizadas pela SECOM.